2014.12.09

「KDDIサテライトオフィスツール」で Google Apps をスムーズ導入!

Google Drive for Work / Google Apps for Work ™(以下 Google Apps ) 担当の石井です。10月からクラウド営業推進の業務も兼務し、お客様への提案活動を含めた Google Apps の展開に注力しています。さて、今回はそんなお客様への提案活動の中で学んだ Google Apps のスムーズな導入方法について案内します。

 Google Apps の導入は不安?

Google Apps は全世界で500万社の導入実績を誇るクラウドサービスで、コア機能である Gmail や Drive など Google ならではの大容量/高速検索の他、カレンダーやハングアウトなどビジネスに求められる様々な機能を備えたサービスです。
ただ、その一方、お客様の中にはやはり、既存のメールシステムやグループウェアなどからスムーズに移行できるか心配されるケースも少なくありません。しかし、ご安心ください。KDDIは Google Apps をより使いやすく便利に活用できるアドオンツール、「KDDIサテライトオフィスツール」を提供し、お客様のニーズに沿った最適な導入提案をさせていただいています。それでは標準的な導入ケースを例に、KDDIサテライトオフィスツールについてご案内します。

まずはメール/カレンダ/ドライブの平行運用から!

Google Apps のメリットを体感するにはまずは大容量/高速検索の Gmail を活用することです。しかし、いきなりメールシステムを切替えるのは不安ですよね。そこで、KDDIでは既存システムと Google Apps の平行運用期間を設けることをお勧めしてます。たとえばメールでは、以下のステップでスムーズな移行が可能です。

  1.  Google Apps でのアカウント作成/配布
    (アカウント名( Gmail のメールアドレス)は現行のメールアドレスと同一です)
  2. 現行のメールシステムからメールの送受信を行い続けると同時に Gmail (エイリアス)へフル転送
    (この時はまだMXレコードの切り替えは不要です。この期間、受信メールは既存メーラーと Gmail 両方に配信/蓄積されます)
  3. 一定の平行期間を経て、メール受信を既存メールから Gmail に切り替え
    (この時点でMXレコードの設定を Gmail に切り替えます。 メールの喪失などのリスクもありません)

このメール二重配信による平行運用期間においては既存メールが継続利用可能ですし、一部ユーザからか順次段階的に Gmail を利用することも可能ですので、安心して Google Apps へ移行を実施することができます。これはカレンダーや Drive でも同じです。いきなりすべての運用を切替える必要はありません。一定期間平行運用し、新規運用に馴れ、データも蓄積された頃を見計らって本格利用に切り替えることができます。

既存システムとのギャップを埋めるKDDIサテライトオフィスツール

上記の通り、既存システムからGoogle Appsへの移行自体は難しいものではありません。ただ、多くのお客様の運用上の課題として以下3点があげられます。

  1.  Gmail でのメール宛先指定で組織階層表示のアドレス帳を利用したい
  2.  カレンダーでのスケジュール表示で組織階層表示を行いたい
  3.  Google Apps は便利だが、やはり、セキュリティー面で不安

それらを解決するのがKDDIサテライトオフィスツールなのです。

1.「KDDIサテライトオフィスツール 組織アドレス帳」

図2

まずは日本企業でのニーズが高い組織階層のツリー表示を実現する「KDDIサテライトオフィスツール 組織アドレス帳」 です。残念ながら Google Apps にそのような組織階層表示の機能は実装されていません。その理由はビジネスで組織階層を重視するのは日本と韓国の企業くらいだとか。。。もちろん Gmail での宛先指定時のオートコンプリート機能も秀逸なのですが、やはり、組織階層でのアドレス検索/指定もしたい、そんなニーズにお応えするのが「サテライトオフィスツール 組織アドレス帳」なのです。また、 Google Apps 標準ではない共有アドレス帳も、管理者による一元管理が可能です。

2.「KDDIサテライトオフィスツール 組織カレンダー」  

図3

アドレス帳と同様、カレンダー、スケジュール表示も、これまでの国産グループウェアで慣れ親しんだ操作感で利用したいというニーズも多くあります。こちらももちろん Google カレンダーの直観的な操作性も秀逸なのですが、その組織階層でのカレンダ/スケジュール表示を実現するのが「KDDIサテライトオフィスツール 組織カレンダー」 です。

3.「KDDIサテライトオフィスツール シングルサインオン」  

図4

そして最後になりますが、 Google Apps をよりセキュアに安心してご利用いただくためのツールが「KDDIサテライトオフィスツール シングルサインオン」 です。もちろん Google Apps はいつでも、どこでも、どのデバイスでも、同じ環境でご利用いただける事が大きな特徴です。ただ、その一方、漫画喫茶やホテルなどの共有パソコンでの利用はさすがに不安ですよね。。。そこでこの「KDDIサテライトオフィスツール シングルサインオン」 を利用いただくと、社内ネットワーク以外の接続を制限するIPアドレス制限や、接続デバイスを制限するデバイス管理機能など、お客様のニーズに沿ったセキュリティ設定を実現できます。

KDDIサテライトオフィスツールでKDDIと共に ” Go Google ”しませんか?

さて、KDDIサテライトオフィスツールによる Google Apps のスムーズ導入のご案内はいかがでしたでしょうか。こういったお客様の具体的なニーズを解決するアドオンツールを全て Google の提供するGCPでの稼働(100%Web)を実現しているのはKDDIサテライトオフィスツールだけです。ラインナップも今回ご紹介したものだけではありません。今回ご案内した標準的な3ツールの他、ポータルサイトや掲示板など既存のグループウェアの各種機能の移行にも対応した以下メニューも提供しています。

  • Myポータルガジェット
  • 回覧版/掲示板
  • ワークフロー
  • ドキュメント管理

次回は上記メニューを活用したグループウェア移行についてについてご案内したいと思います。 Google Apps によるワークスタイル変革や業務効率化に少しでも興味を持って頂いた方は、無料トライアル、もしくは直接KDDIまでお声掛けください。また、 Google 社/サテライトオフィス社との共同セミナーも開催しますので是非ご確認ください。

Google , Google Apps ,Google Drive for Work、Google Inc. の登録商標もしくは商標です。

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KDDI株式会社 ソリューション事業企画本部
クラウドサービス企画部

石井 匠

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